Jedes Kooperationsvorhaben braucht eine individuell eingerichtete Steuerungsstruktur, die das Kooperationsprojekt lenkt und mit Entscheidungen versorgt. Aus Sicht einer einzelnen NPO muss ferner die Kooperationsorganisation (Zentralisierung aller Kooperationen einer Non-Profit-Organisation) als Gesamtkomplex gesteuert werden.
Der Aufbau einer Steuerungsstruktur beinhaltet folgende Schwerpunkte:
- Auswahl der Beteiligten und Fixierung von konkreten Aufgaben;
- Festlegung der Beteiligungsform bzw. -kanäle sowie der Qualitätssicherung;
- Philosophie- und Wertebestimmung;
- strategische Ausrichtung;
- konkrete Planung nach alltäglichen Anforderungen.
Neben der Einrichtung einer Steuerungsstruktur bei den Non-Profit-Organisationen kann die Steuerungsaufgabe auch an uns ausgelagert werden. Der Vorteil liegt darin, dass sich die Organisationen auf die Erfüllung ihres Satzungszwecks konzentrieren und trotzdem die Vorteile von Kooperationen nutzen können. Darüber hinaus wird die Wahrscheinlichkeit eines Scheiterns von Gemeinschaftsprojekten aufgrund fehlender interner zeitlicher Ressourcen bzw. fehlenden Engagements minimiert.
Zu den Steuerungs-Aufgaben zählen etwa
Es wird hierbei eine spezielle Verwaltungssoftware genutzt, die auch für internationale Hilfsprojekte geeignet ist.
Die Beschreibung und die grafische Abbildung von Kernprozessen einer Kooperation dient der Strukturierung des Ablaufs bzw. der Bestimmung von Schritten zur Zielerreichung. Zu den Kernprozessen zählen Steuerungs-, Leistungs- und Lernprozesse. Für die grafische Darstellung bietet sich eine Prozesslandkarte an.
Zur Soll/Ist-Überwachung der Projekteinnahmen und -ausgaben bzw. der Finanzströme sollte eine individuelle Kostenstellenrechnung eingerichtet werden. Darüber hinaus sollten Kennzahlen zur regelmäßigen Erfolgsüberwachung festgelegt werden.
Vertrauen stellt in Kooperationsorganisationen eine grundlegende Voraussetzung für die wirkungsvolle Zusammenarbeit dar. Die Wege zur Vertrauensbildung führen über persönliche Erfahrungen, Reputation, Zugehörigkeit sowie anerkannte Regeln. Insbesondere letztere Form kann durch klare Kooperationsstatuten sichergestellt werden.
Datenerhebung und -analyse
Um die erfolgreiche Umsetzung der Wirkungsziele zu kontrollieren, müssen zunächst die passenden Indikatoren (z.B. Zufriedenheit der Teilnehmer) und Messinstrumente (z.B. Fragebögen, Interviews mit Projektteilnehmern) festgelegt werden. Im Anschluss finden Datenanalyse und -erhebung statt. Unbefriedigende Kooperationsergebnisse können durch regelmäßiges Monitoring und Zwischenevaluationen verhindert werden.